Te lange looptijden, volle stellingen en hoge operationele kosten komen in veel magazijnen voor. Vaak blijft het bij symptoombestrijding, zoals het aannemen van extra personeel of het huren van tijdelijke opslagruimte. Maar deze oplossingen lossen het echte probleem niet op.
Magazijnoptimalisatie helpt je om deze knelpunten bij de kern aan te pakken. Het doel is om met gerichte maatregelen minder tijd kwijt te zijn aan orderverwerking, de beschikbare ruimte beter te benutten en structureel kosten te verlagen. Wie zijn magazijn niet actief verbetert, loopt op termijn achterstand op.
Met een goede aanpak kun je snel resultaat boeken:
- Tijd besparen: efficiënte pickroutes en minder loopbewegingen versnellen de orderverwerking tot 30%.
- Ruimte besparen: slimme indeling en verticale opslag leveren 15% tot 40% extra capaciteit op zonder uit te breiden.
- Kosten verlagen: minder fouten, minder verspilling en lagere personeelsinzet verlagen de operationele kosten.
In dit artikel lees je in duidelijke stappen hoe je dit aanpakt: een praktische structuur die je kunt toepassen in jouw magazijn. Het maakt niet uit of je werkt met 300 of 3.000 m² – de principes zijn toepasbaar voor elk magazijn.
Stap 1: Analyseer je huidige magazijnprestaties
Voordat je iets kunt verbeteren, moet je weten wat er misgaat en waar de grootste winst te behalen valt. Dat begint met het meten van je huidige prestaties. Zonder cijfers werk je op gevoel, en dat levert zelden structurele besparingen op.
De volgende KPI’s geven je een duidelijk beeld van hoe je magazijn presteert:
Doorlooptijd per order: de tijd vanaf het binnenkomen van een order tot het moment van verzending. Lange tijden wijzen op trage processen of knelpunten in picking en verpakken.
- Aantal pickfouten: fouten bij het verzamelen van producten leiden tot retouren, extra werk en ontevreden klanten.
- Ruimtebenutting: meet niet alleen het aantal gebruikte vierkante meters (m²), maar ook de hoogte in kubieke meters (m³). Onbenutte hoogte is vaak een gemiste kans.
- Kosten per order: tel hier alle directe kosten bij elkaar op, zoals arbeid, verpakkingsmateriaal en intern transport.
- Voorraadrotatie: hoe vaak je je voorraad per jaar ververst. Een lage omloopsnelheid betekent dat kapitaal onnodig vastzit.
Gebruik deze KPI’s als basis om je verbeteringen later ook echt te kunnen toetsen.
Om deze cijfers boven tafel te krijgen, hoef je meestal geen dure systemen aan te schaffen. In veel gevallen heb je de gegevens al in huis.
- WMS‑rapportages: een goed Warehouse Management Systeem biedt standaardoverzichten over orders, fouten, voorraadniveaus en doorlooptijden.
- IoT‑sensoren: deze kunnen bijvoorbeeld real-time meten hoe lang een heftruck stil staat, of hoe vaak een zone wordt betreden.
- Tijdstudies: loop een paar orders mee en meet handmatig hoeveel tijd elke stap kost. Dit is vooral nuttig als je geen WMS gebruikt.
- Spaghetti‑diagrammen: teken de looproutes van orderpickers uit en bekijk hoeveel meters onnodig worden gelopen. Dit maakt inefficiënties snel zichtbaar.
Stap 2: Maximaliseer ruimte‑benutting zonder te verhuizen
Veel bedrijven denken bij ruimtegebrek direct aan uitbreiding of verhuizing. In de praktijk is dat vaak niet nodig. Door slimmer om te gaan met de bestaande ruimte kun je tot 40% extra opslagcapaciteit benutten zonder extra vierkante meters te gebruiken.
Enkele veelvoorkomende problemen in magazijnen zijn:
- Lage opslaghoogte (gebruik van stellingen tot slechts 2 meter terwijl het pand 6 meter hoog is)
- Brede gangpaden die zelden benut worden
- Inefficiënte locatie-indeling waardoor snelroterende goederen te ver lopen zijn
Met de juiste aanpassingen kun je deze ruimte alsnog benutten.
Enkele oplossingen:
- Indeling op basis van rotatiesnelheid: plaats artikelen die vaak worden gepickt dichter bij de uitgang of op grijphoogte. Gebruik een ABC-indeling waarbij A-producten het snelst toegankelijk zijn.
- Dynamische locatie-indeling: vaste locaties per artikel zorgen vaak voor loze ruimte. Met een dynamisch systeem kun je beschikbare locaties flexibeler invullen.
- Verrijdbare stellingen: deze verminderen het aantal gangpaden en verhogen de opslagdichtheid aanzienlijk.
- Entresolvloeren (mezzanine): een extra vloer boven je bestaande stellingen kan het bruikbare oppervlak verdubbelen.
- Pallet Shuttle-systemen of paternosterkasten: geschikt voor bedrijven met hoge volumes van dezelfde producten. Deze systemen benutten de hoogte en automatiseren het inslaan en uitslaan van goederen.
- Voorbeeld: een magazijn van 1.000 m² met een vrije hoogte van 6 meter en stellingen van 2 meter hoog benut slechts 33% van het beschikbare volume. Door over te stappen op hogere stellingen en dynamische locaties kan de benutting stijgen naar 80–90%.
Voordat je investeert, is het belangrijk om ook te kijken naar beperkingen zoals brandveiligheidsvoorschriften, heftruckcapaciteit en looproutes voor personeel. Maar in veel gevallen zijn er binnen je huidige pand al flinke verbeteringen mogelijk.
Stap 3: Versnel processen en elimineer verspilling (tijd)
Tijdverlies in een magazijn ontstaat vaak door overbodige loopafstanden, zoekwerk, wachttijden of onnodige handelingen. Deze vormen van verspilling kun je stap voor stap verminderen met een betere procesinrichting. Daarmee verwerk je meer orders in minder tijd, zonder dat je extra personeel hoeft in te zetten.
Lean-tools voor het magazijn
Een praktische aanpak om verspilling aan te pakken is het toepassen van Lean-methodes. Deze zijn eenvoudig te vertalen naar de magazijnvloer:
- 5S: sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren, standhouden. Dit zorgt voor orde en overzicht. Minder zoeken betekent sneller werken.
- Value stream mapping: breng elke stap van het orderproces in kaart en kijk waar tijd verloren gaat.
- Visuele signalering: gebruik duidelijke markeringen, pictogrammen en kleurcodes om fouten en vertragingen te voorkomen.
- Continue verbetering (Kaizen): voer maandelijks kleine aanpassingen door op basis van observatie en input van medewerkers.
Voorbeeld: een bedrijf dat 5S invoerde in zijn pickzones, verminderde de zoektijd per orderlijn van 28 naar 18 seconden. Dat leverde bij 500 orders per dag al snel meer dan een uur tijdwinst op.
Slimme pickstrategieën
Hoe je orders verzamelt, heeft veel invloed op de snelheid. Niet elk magazijn heeft baat bij dezelfde methode. Kies een pickstrategie die past bij je orderprofiel:
- Batch picking: meerdere orders tegelijk verzamelen om loopafstanden te beperken.
- Zone picking: magazijn verdelen in zones per medewerker. Goed bij veel kleine artikelen.
- Wave picking: orders plannen in tijdvakken. Zo kun je picken en verpakken beter op elkaar afstemmen.
- One-touch picking: direct in de verzenddoos picken, zodat verpakken niet meer nodig is.
Elke methode heeft zijn voordelen. Vaak is een combinatie het meest efficiënt.
Automatisering & digitalisering
Automatisering hoeft niet altijd groots of duur te zijn. Kleine digitale hulpmiddelen kunnen al veel tijd besparen:
- Pick-to-light: lampjes geven aan welke locatie je moet pakken. Snel en simpel.
- Pick-by-voice: medewerkers krijgen opdrachten via headset, zodat hun handen vrij blijven.
- Mobiele scanners met barcodes: verkleinen de kans op fouten en zorgen voor realtime voorraadupdates.
- Automatische transportmiddelen (bijv. AGV’s): nemen loop- of rijwerk over bij herhalende routes.
Of automatisering zinvol is, hangt af van je ordervolume, foutmarge en personeelskosten. Bij gemiddeld 200–300 orders per dag levert een pick-to-light-systeem vaak al binnen 1–2 jaar een terugverdientijd op.
Stap 4: Verlaag kosten en bereken de ROI van optimalisatie
Besparingen in tijd en ruimte hebben uiteindelijk één doel: lagere kosten. Maar veel bedrijven weten niet precies waar hun geld verloren gaat in het magazijn. Daarom is het belangrijk om kostenposten duidelijk in kaart te brengen en te kunnen onderbouwen wat optimalisatie oplevert.
Belangrijke kostenposten in een magazijn:
- Arbeid: gemiddeld 50% tot 70% van de magazijnkosten komt voort uit personeel (picking, packing, intern transport).
- Voorraad: hoe langer artikelen blijven liggen, hoe hoger de opslag- en kapitaalkosten.
- Fouten: pickfouten, retouren en beschadigingen zorgen voor herstelwerk en klantontevredenheid.
- Transport en verplaatsing: inefficiënte looproutes of intern transport leiden tot onnodige kosten.
- Energie en verbruiksmateriaal: verlichting, verwarming, printers, verpakkingsmateriaal – vaak onderschat, maar oplopend op jaarbasis.
Eenvoudige ROI-berekening
Een verbetering is pas zinvol als deze zich terugbetaalt. Met onderstaande formule kun je de terugverdientijd van een investering inschatten:
Terugverdientijd (in jaren) = Investering / Jaarlijkse besparing
Voorbeeld:
- Investering in hogere stellingen + herindeling: € 12.000
- Gevolg: minder gangpaden, 30% meer opslag, 1 fte minder nodig
- Besparing: 1 fte × € 34.000 loonkosten per jaar = € 34.000
- Terugverdientijd = € 12.000 / € 34.000 = 0,35 jaar → 4 tot 5 maanden
Gebruik dit soort berekeningen om keuzes onderbouwd te maken. Focus op maatregelen met een korte terugverdientijd en laag risico.
Subsidies en fiscale voordelen
In Nederland en België zijn er regelingen die investeringen in duurzame of efficiënte magazijninrichting ondersteunen:
- Nederland – EIA: Energie-investeringsaftrek voor bijvoorbeeld ledverlichting, energiezuinige apparatuur, warmtepompen.
- België – Ecologiepremie+: voor investeringen in milieuvriendelijke installaties en energiebeheer.
- Regionale steunmaatregelen: sommige provincies en gemeenten bieden extra subsidies of leningen voor modernisering van logistieke ruimtes.
Controleer altijd de actuele voorwaarden. Vaak is vooraf melden verplicht.
Tip: Laat investeringsopties vooraf beoordelen door je accountant of financieel adviseur. Zo weet je zeker of je in aanmerking komt voor belastingvoordeel.
Stap 5: Integreer duurzaamheid en veiligheid voor extra winst
Bij magazijnoptimalisatie denken veel bedrijven vooral aan snelheid en ruimte, maar duurzaamheid en veiligheid bieden net zo goed kansen om kosten te besparen. Ze worden vaak gezien als aparte thema’s, terwijl ze direct bijdragen aan lagere uitgaven en betere werkomstandigheden.
Neem bijvoorbeeld verlichting. Oude TL-lampen worden nog steeds veel gebruikt, terwijl overstappen op led tot 60% minder energieverbruik oplevert. Als het magazijn dagelijks 12 uur verlicht is, scheelt dat op jaarbasis honderden euro’s. En met bewegingssensoren voorkom je dat verlichting onnodig blijft branden in lege zones.
Ook klimaatregeling is een aandachtspunt. Verwarming of koeling van grote ruimtes kost veel energie. Door deuren automatisch te sluiten en beter te isoleren, voorkom je warmteverlies. Soms is het zelfs mogelijk om bepaalde zones apart te verwarmen, bijvoorbeeld alleen de werkplekken waar mensen langdurig staan.
Duurzaam optimaliseren betekent ook slimmer omgaan met materialen. Minder verpakking, herbruikbare bakken of pallets, en duidelijke retourprocedures beperken afvalstromen. Dat verlaagt niet alleen de kosten voor afvalverwerking, maar sluit ook beter aan bij de duurzaamheidsverwachtingen van klanten en ketenpartners.
Naast energie en materiaalgebruik speelt veiligheid een directe rol in kostenbeheersing. Tilhulpen, ergonomische werktafels en duidelijk gemarkeerde looproutes zorgen voor minder fysieke belasting. Minder klachten, minder ziekteverzuim en minder uitval. In veel gevallen zijn deze maatregelen ook verplicht volgens de Arbowet, zeker bij het werken op hoogte of met zware lasten.
Een veilige werkomgeving verhoogt de inzetbaarheid van medewerkers en voorkomt boetes of aansprakelijkheidsproblemen. Zeker in tijden van personeelstekort is het niet alleen een kwestie van naleving, maar van behoud van mensen.
Wie duurzaamheid en veiligheid meeneemt in de optimalisatie, bespaart niet alleen op lange termijn, maar voldoet ook beter aan wet- en regelgeving en maatschappelijke eisen.
Stap 6: Implementatie en change management
Veel optimalisatieplannen blijven op papier staan. De oorzaak ligt zelden in het plan zelf, maar in de manier waarop het wordt ingevoerd. Veranderingen op de werkvloer slagen alleen als medewerkers begrijpen wat er verandert, waarom dat gebeurt en hoe het hun werk beïnvloedt.
Begin daarom klein. Kies één zone of proces dat vaak vastloopt of onhandig is ingericht. Breng daar een gerichte verbetering aan, bijvoorbeeld een nieuwe pickroute of een indeling volgens 5S. Meet het verschil vóór en na, en deel het resultaat met het team. Zo creëer je draagvlak zonder dat alles tegelijk op de schop moet.
Leg veranderingen niet alleen top-down op. Vraag medewerkers wat hen stoort tijdens hun werk en waar volgens hen tijd verloren gaat. Vaak zitten daar inzichten die je zelf niet ziet. Door die ideeën serieus te nemen, vergroot je de betrokkenheid én de kwaliteit van je oplossing.
Zorg ook dat medewerkers ondersteuning krijgen tijdens de overgang. Geef duidelijke uitleg, maak werkinstructies visueel, en wees beschikbaar voor vragen. Nieuwe processen kosten tijd om aan te wennen. Houd rekening met fouten in de eerste dagen en geef ruimte om bij te sturen.
Tot slot: houd het niet bij één aanpassing. Bouw een vast moment in – bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal – waarop je samen kijkt naar knelpunten, verbetervoorstellen en resultaten. Zo blijft optimalisatie een doorlopend proces in plaats van een eenmalig project.
Hulp nodig bij magazijnoptimalisatie?
Als je merkt dat er in je magazijn ruimte verloren gaat, processen traag verlopen of de kosten blijven oplopen, is het vaak lastig om te bepalen waar je moet beginnen. Daarom bieden wij een praktisch magazijnconsult aan. Geen standaardadvies, maar een analyse van jouw situatie, gericht op haalbare verbeteringen.
We kijken samen naar je indeling, processen, en cijfers. Je krijgt concrete aanbevelingen waarmee je direct aan de slag kunt.
Wil je weten wat er in jouw magazijn beter kan? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
