Voorraad is niet één getal. Afhankelijk van wat je wilt weten, kijk je naar een ander type voorraad. Je kunt voorraden indelen op basis van de functie (waarom houd je deze voorraad aan?), de plek of staat (waar is die voorraad nu?), de houdbaarheid (hoe lang is het product nog verkoopbaar?) en de beheermethode (in welke volgorde pick je?).
Elke indeling helpt je een andere vraag te beantwoorden. Wil je weten of je genoeg voorraad hebt om een bestelling te accepteren? Dan heb je beschikbare voorraad nodig. Wil je vooruit plannen voor de komende maanden? Dan kijk je naar effectieve voorraad. En ontdek je bij inbound een fout of schade, dan gaat die voorraad naar quarantaine. Als je de verschillen niet kent, neem je beslissingen op basis van het verkeerde getal.
In dit artikel leggen we de belangrijkste voorraadtypen uit. We maken het verschil helder tussen fysieke, administratieve en effectieve voorraad, zodat je weet welk getal je wanneer gebruikt.
Soorten voorraden op basis van operationele functie
Sommige voorraad houd je aan omdat je die nodig hebt voor je dagelijkse vraag. Andere voorraad is een buffer, of juist een bewuste voorbereiding op een piek. De operationele functie zegt iets over waarom voorraad bestaat, niet waar die ligt of in welke staat die is. Dit zijn de vijf meest voorkomende types
Cyclusvoorraad
Cyclusvoorraad is de voorraad die je gebruikt om de normale vraag op te vangen tussen twee bestelmomenten. Zie het als je werkvoorraad: wat je verkoopt of verwerkt totdat je weer aanvult.
Verkoop je gemiddeld 200 stuks per week en bestel je wekelijks bij, dan is je cyclusvoorraad grofweg 200 stuks. Bestel je eens per twee weken, dan zit je eerder richting 400 stuks. Hoe langer de periode tussen bestellingen, hoe groter je cyclusvoorraad.
Veiligheidsvoorraad
Veiligheidsvoorraad is je buffer bovenop de cyclusvoorraad. Die gebruik je als de vraag hoger uitvalt dan verwacht, of als een leverancier later levert dan afgesproken.
Hoeveel je nodig hebt, hangt vooral af van twee dingen: hoe sterk de vraag schommelt, en hoe wisselend de levertijd van je leverancier is. Hoe minder voorspelbaar dat is, hoe meer buffer je nodig hebt. Te weinig buffer vergroot de kans op een stockout. Te veel buffer kost geld en ruimte zonder dat je er extra omzet voor terugkrijgt.
Anticipatievoorraad
Anticipatievoorraad bouw je bewust op vóór een verwachte piek, bijvoorbeeld door een promotie, feestdagen of seizoensdrukte. Het verschil met veiligheidsvoorraad is belangrijk: anticipatievoorraad is gepland op basis van een forecast, niet bedoeld als buffer voor onzekerheid.
Als je in december structureel drie keer zoveel verkoopt als in andere maanden, bouw je in november al extra voorraad op. Dat extra deel is anticipatievoorraad. En na de piek verdwijnt die voorraad meestal ook weer.
Speculatieve voorraad
Speculatieve voorraad koop je niet omdat je die nú nodig hebt, maar omdat je verwacht dat de prijs stijgt of dat het product tijdelijk lastiger verkrijgbaar wordt. Je koopt dus extra in om later kosten te vermijden.
Dat kost werkkapitaal. Daarom is het slim om vooraf te rekenen: wegen de mogelijke besparing en zekerheid op tegen opslagkosten en het risico dat de prijsstijging uitblijft?
Dode voorraad
Dode voorraad (ook wel obsolete voorraad) is voorraad die al lange tijd niet meer beweegt en waarschijnlijk ook niet meer verkocht gaat worden. Denk aan artikelen die uit het assortiment zijn, oude verpakkingen of restpartijen zonder afzetkanaal.
Dode voorraad kost geld zonder iets op te leveren. Je betaalt opslagruimte, je legt werkkapitaal vast en het kan processen vertragen. Vaak wordt 90 tot 180 dagen zonder beweging als signaal gebruikt, afhankelijk van je productcategorie en verkoopcyclus. Door regelmatig te auditen, signaleer je dit eerder.
Fysieke voorraad, administratieve voorraad en effectieve voorraad: wat is het verschil?
Fysieke, administratieve en effectieve voorraad gaan allemaal over “hoeveel je hebt”, maar ze beantwoorden elk een andere vraag. Als je ze door elkaar haalt, accepteer je bestellingen die je niet kunt leveren. Of je bestelt bij, terwijl dat eigenlijk niet hoeft.
Fysieke voorraad
Fysieke voorraad is wat er op dit moment echt in het magazijn staat. Dat is wat je telt als je door het magazijn loopt met een scanner.
Dit getal kan afwijken van wat je systeem laat zien. Soms boekt het systeem voorraad al af zodra een order klaarstaat om gepickt te worden, terwijl de goederen fysiek nog op de locatie liggen. Werk je met papieren pickbonnen, dan kan dat verschil nog groter zijn: zolang de order niet is verwerkt, “weet” het systeem niet precies wat er nog fysiek staat.
Gebruik fysieke voorraad vooral voor controles en het opsporen van telfouten — niet als basis voor verkoopbeslissingen.
Administratieve voorraad
Administratieve voorraad is wat je WMS of ERP registreert. Het systeem boekt voorraad af op het moment dat een order wordt klaargezet om te picken, niet pas als de order het magazijn verlaat.
Daardoor kan administratieve voorraad lager zijn dan fysieke voorraad. Dit is meestal wél het getal waarmee je werkt voor orderverwerking en beschikbaarheidscontroles.
Netto voorraad
Netto voorraad is de fysieke voorraad minus de voorraad die al gereserveerd is voor openstaande orders. Het is wat er fysiek nog “vrij” overblijft nadat je bestaande verplichtingen eraf haalt.
Als je 300 stuks hebt liggen en 80 stuks zijn al gereserveerd, dan is je netto voorraad 220 stuks.
Effectieve voorraad
Effectieve voorraad is netto voorraad plus bevestigde inkomende voorraad die je nog niet hebt ontvangen, zoals een openstaande inkooporder of een zending die onderweg is. Dit is vaak het beste getal voor inkoop- en verkoopbeslissingen.
Voorbeeld:
- Fysieke voorraad: 200 stuks
- Gereserveerde voorraad: 50 stuks
- Netto voorraad: 150 stuks
- Inkomende bestelling: 100 stuks
- Effectieve voorraad: 250 stuks
Voor je webshop gebruik je meestal de beschikbare voorraad als basis. Wil je bevestigde inbound zendingen meetellen, dan werk je met effectieve voorraad. Veel WMS-systemen laten je dit per verkoopkanaal instellen.
Minimale, maximale en optimale voorraad zijn geen voorraadtypes, maar sturingsniveaus die je per artikel instelt. De minimale voorraad is de grens waarbij je opnieuw moet bestellen. De maximale voorraad is het plafond waarboven opslagkosten en het risico op veroudering te hoog worden. De optimale voorraad is het niveau waarop opslagkosten, bestelkosten en serviceniveau in balans zijn. Dat optimum verandert mee: herbereken het als je vraagpatroon of levertijden veranderen.
Soorten voorraden op basis van fysieke locatie of staat
Deze indeling gaat niet over waarom voorraad bestaat, maar over waar die zich bevindt en of je er op dat moment iets mee kunt. Dezelfde voorraad kan in verschillende staten zitten, afhankelijk van waar die is in het proces.
Beschikbare voorraad
Beschikbare voorraad is voorraad die fysiek aanwezig is en direct verzonden kan worden. Dit is het getal dat je gebruikt om te bepalen of je een nieuwe order kunt accepteren.
Je berekent beschikbare voorraad als: alle voorraad minus geblokkeerde voorraad, minus transitvoorraad, minus gereserveerde voorraad.
Gereserveerde voorraad
Gereserveerde voorraad ligt wel in het magazijn, maar is al toegewezen aan een specifieke order of reservering. Je kunt deze eenheden niet meer aan nieuwe orders koppelen.
Als je dit niet goed bijhoudt, loop je het risico dat je dezelfde voorraad twee keer verkoopt. In een goed WMS wordt gereserveerde voorraad automatisch afgetrokken zodra een order is bevestigd.
Transitvoorraad
Transitvoorraad is voorraad die onderweg is: van leverancier naar jouw magazijn, of tussen twee locaties. De goederen zijn nog niet ontvangen en dus nog niet pickbaar of verzendbaar.
Het is belangrijk om transitvoorraad apart te registreren. Doe je dat niet, dan onderschat je je toekomstige voorraad en bestel je mogelijk onnodig bij.
Quarantainevoorraad
Quarantainevoorraad is voorraad die tijdelijk niet verkocht of verzonden mag worden. Dat kan na een retour met schade, of bij inbound wanneer een product niet conform is.
Deze voorraad ligt op speciale quarantainelocaties. Om verkoopbare voorraad in quarantaine te zetten, moet je die ook fysiek verplaatsen naar zo’n locatie. Zolang de voorraad quarantaine-status heeft, telt die niet mee als beschikbare voorraad.
Soorten voorraden op basis van houdbaarheid en vervaldatum
In sectoren zoals voeding, farmacie en cosmetica speelt houdbaarheid een grote rol. Het bepaalt niet alleen je pickstrategie, maar ook het risico op afschrijvingen.
Bederfelijke voorraad
Bederfelijke voorraad verliest na verloop van tijd kwaliteit. Denk aan vers voedsel, zuivel of bloemen. Hiervoor gebruik je meestal FIFO (First In, First Out): de oudste voorraad gaat als eerste de deur uit. Zo beperk je verspilling en voorkom je dat producten verlopen voordat ze bij de klant zijn.
Voorraad met vervaldatum
Producten met een vervaldatum mogen na die datum niet meer verkocht worden. Niet alles met een vervaldatum is “bederfelijk” in fysieke zin: ingeblikte producten of medicijnen zien er nog hetzelfde uit, maar hebben wel een uiterste verkoopdatum.
Het verschil is belangrijk voor je afschrijvingsbeleid: bederfelijke voorraad wordt onverkoopbaar door kwaliteitsverlies; voorraad met vervaldatum door een wettelijke of commerciële grens.
Onbederfelijke voorraad
Onbederfelijke voorraad blijft in principe verkoopbaar, ongeacht tijd. Denk aan metalen onderdelen, elektronica of kantoorartikelen. Er is geen vaste pickstrategie nodig, maar FIFO blijft vaak nuttig om rotatie te houden en dode voorraad te voorkomen.
Voorraadbeheer per beheermethode: FIFO, LIFO en batchbeheer
De manier waarop voorraad door je magazijn beweegt, heeft invloed op traceerbaarheid, waardering en naleving van regels. Dit zijn de drie meest gebruikte beheermethodes.
FIFO
FIFO betekent First In, First Out. De oudste voorraad wordt als eerste gepickt en verzonden. Dit is standaard bij bederfelijke producten, producten met vervaldatum en seizoensartikelen waarbij oudere voorraad minder relevant wordt naarmate het seizoen vordert.
LIFO
LIFO betekent Last In, First Out: de meest recent ontvangen voorraad gaat als eerste eruit. In veel fysieke magazijnen in de EU wordt LIFO weinig gebruikt, omdat het oudere voorraad sneller laat verouderen. Het is vaker relevant in specifieke boekhoudkundige contexten, zoals voorraadwaardering in de Verenigde Staten.
Batchbeheer
Bij batchbeheer groepeer je voorraad op een gedeeld kenmerk, zoals productiedatum, batchnummer of serienummer. Eenheden binnen een batch hebben dezelfde identificatie, maar kunnen onderling verschillen.
In sectoren waar traceerbaarheid verplicht is (zoals voeding en farmacie) is batchbeheer essentieel. Bij een recall kun je via het batchnummer precies zien welke eenheden het betreft, waar ze liggen en naar welke klanten ze zijn verzonden.
Tot slot
De verschillende voorraadtypen goed begrijpen is de basis voor betrouwbaar voorraadbeheer. Maar weten wat fysieke, administratieve en effectieve voorraad zijn, is één ding. Zorgen dat die getallen in de praktijk ook kloppen, is iets anders.
Als je merkt dat voorraadniveaus niet overeenkomen, je webshop regelmatig oversold raakt of replenishment te laat op gang komt, zit de oorzaak vaak in de processen achter die getallen.
De warehouse consultants van Mitsubishi Forklift Trucks analyseren je magazijnprocessen van inbound tot verzending en adviseren maatwerkoplossingen, inclusief WMS-integratie en procesoptimalisatie. Bekijk onze magazijn oplossingen en neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
